Checklist RFQ online: campi, allegati, stato e follow-up
1 Novembre 2026 · Siti web
La prova parte da una richiesta già compilabile
Prima di aprire al pubblico una richiesta di offerta online, segui una pratica dal sito alla risposta del commerciale. RFQ è l’abbreviazione inglese di richiesta di offerta. Il collaudo serve a scoprire dove il sistema perde un prodotto, cambia un’unità di misura o consegna un allegato alla persona sbagliata. Il percorso deve essere già costruito e pronto per la prova.
Per un’azienda che vende cavi elettrici per macchine industriali, prepara una richiesta con il codice del cavo, la sezione e la quantità espressa in metri. Aggiungi il disegno del connettore e una nota sulla data di consegna da concordare. Il responsabile commerciale tiene la copia iniziale; chi segue il sito esegue l’invio e mostra che cosa arriva nei sistemi aziendali. Usa documenti di prova senza informazioni riservate.
Il percorso mostra che cosa deve restare riconoscibile dal prodotto scelto alla risposta del commerciale.
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Prima dell’invio, fissa il risultato da ritrovare
Scegli una famiglia effettivamente venduta e scrivi il contenuto atteso della pratica. Su un foglio scrivi il codice e le opzioni scelte. Aggiungi la quantità con la sua unità e la revisione del disegno. È il punto di partenza da confrontare con ogni schermata successiva. Un codice corretto associato alla variante sbagliata può produrre un preventivo inutilizzabile.
Nel caso dei cavi, la lunghezza deve rimanere associata al connettore scelto. Una quantità in bobine deve arrivare con quella stessa unità oppure con una conversione esplicita, prevista dall’azienda, che indichi quanti metri contiene una bobina. Il commerciale deve poter capire quale quantità quotare e in quale unità senza telefonare al compratore per ricostruire il carrello.
Checklist da usare durante il collaudo
| Prova | Esito atteso | Difetto che ferma l’apertura |
|---|---|---|
| Inviare prodotti con opzioni diverse | Ogni riga ricevuta contiene codice e opzioni scelti | Le righe si fondono o una variante cambia. |
| Cambiare quantità e unità prima dell’invio | La pratica riporta l’ultimo valore confermato e la sua unità | Il sistema usa un valore precedente o perde l’unità. |
| Lasciare un dato ammesso come da definire | Il commerciale vede quale informazione manca | Compare un valore predefinito che sembra confermato. |
| Caricare un disegno e poi la sua revisione | La pratica identifica quale documento usare | Il commerciale apre la revisione superata senza avviso. |
| Provare un file non ammesso o troppo grande | Il sito spiega il rifiuto e mantiene gli altri dati | La richiesta risulta completa ma l’allegato è perso. |
| Aprire l’allegato con un altro account e senza accesso | Il documento riservato non è leggibile | Il link permette a estranei di scaricarlo. |
| Inviare come ospite e come cliente abilitato | Ciascuno vede solo dati e prezzi autorizzati | Un ospite vede il listino riservato o lo storico altrui. |
| Seguire la pratica fino al referente commerciale | Identificativo, dati e allegati arrivano al referente previsto | La richiesta resta nella sola casella del sito. |
| Interrompere il collegamento al sistema commerciale | Un responsabile vede il mancato recapito e può recuperarlo | Il sito dichiara successo e nessuno riceve la pratica. |
| Ripetere l’invio dopo un errore | Il referente riconosce la stessa richiesta ed evita doppie offerte | Si creano pratiche indistinguibili. |
| Chiedere un’integrazione e inviare la risposta | Lo stato e il nuovo documento appartengono alla pratica iniziale | La risposta apre un messaggio isolato senza collegamento. |
| Inviare l’offerta e controllare il seguito | Il compratore riceve il riferimento e sa a chi rispondere | Parte un sollecito automatico mentre la pratica attende ancora dati. |
| Inviare una richiesta con un prezzo indicativo | Email e pratica indicano che è una stima | Il prezzo indicativo compare come offerta vincolante. |
| Inviare due richieste con Paesi diversi | Ciascuna arriva al referente di quel Paese | Tutte finiscono nella stessa casella. |
Allegati e permessi vanno provati davvero
OWASP, fondazione che pubblica indicazioni sulla sicurezza delle applicazioni, raccomanda controlli sul tipo di file e sugli utenti autorizzati. Il nome del documento e la sua estensione non bastano a renderlo sicuro. Il tecnico del sito deve quindi spiegare come sono protetti i caricamenti e dove vengono custoditi i file.
Per il titolare la prova visibile è semplice. Il disegno si apre nella pratica corretta e resta inaccessibile all’account di un’altra azienda. La verifica tecnica di sicurezza prosegue oltre questa checklist; non usare file pericolosi per improvvisare un test. Un allegato che risulta caricato ma manca al commerciale è già un motivo sufficiente per rimandare l’apertura.
Dalla conferma del sito alla presa in carico
Un messaggio “richiesta inviata” prova soltanto ciò che il sito ha effettivamente completato. Chiedi al commerciale di aprire la pratica nel programma in cui lavora. Il CRM è il sistema che raccoglie contatti e trattative; il gestionale può ricevere altri dati necessari al preventivo. Ogni passaggio va confrontato con la copia iniziale.
WooCommerce documenta i webhook, notifiche automatiche con cui il sito comunica un evento a un sistema esterno. Per questi invii offre registri di consegna. Nella configurazione predefinita disattiva un webhook dopo più di cinque consegne fallite di fila; la soglia può essere modificata. Chi cura l’integrazione può usare i registri per cercare gli errori. L’azienda assegna a un referente il controllo dei mancati invii e il recupero delle richieste. L’email di conferma al compratore non dimostra da sola che il collegamento abbia funzionato.
Nella stessa prova fai cambiare lo stato della pratica da ricevuta a in valutazione, poi ad attesa di integrazione. Dopo la risposta del compratore, torna alla valutazione e arriva all’offerta. I nomi possono essere diversi nel tuo sito. Conta che il referente sappia quale pratica sta aspettando un documento e quale attende una risposta commerciale.
Annotare i difetti senza ricostruire il progetto
Per ogni riga scrivi uno dei quattro esiti seguenti: superata, parziale, non superata, non applicabile. Allega la schermata utile. Un esito parziale significa che una delle condizioni previste non funziona, per esempio l’invio da telefono. Scrivi “non applicabile” soltanto quando quella funzione non esiste nel percorso adottato, spiegandolo. Se emerge un difetto bloccante, il percorso interessato rimane chiuso.
Assegna la correzione a una persona e ripeti l’intera richiesta dopo l’intervento. Una modifica ai campi può cambiare anche l’email o il trasferimento al gestionale. Il verbale finale deve permettere al titolare di ritrovare la pratica e l’offerta senza affidarsi alla memoria di chi ha eseguito il test.
Per ogni dato obbligatorio del modulo ci si chiede se serve fattibilità, prezzo o routing; l’articolo sul progetto della RFQ spiega come decidere. Routing significa assegnazione della richiesta al referente. Qui si accerta che quelle scelte siano rispettate nell’invio reale.
Domande frequenti
WooCommerce può sostenere RFQ?
Sì, con estensioni o sviluppi adatti. Il collaudo riguarda il percorso effettivamente installato, comprese le comunicazioni ai sistemi esterni.
Serve obbligare il login?
Dipende dagli accessi previsti. Prova comunque che un visitatore non possa vedere prezzi riservati, pratiche o allegati di un altro cliente.
Quando mostrare un prezzo?
Quando l’azienda lo ha autorizzato e il sito chiarisce se si tratta di stima, listino o offerta. Anche questa dicitura va controllata nelle email ricevute.
Farsi aiutare a coordinare il collaudo
KLC può coordinare il collaudo con chi gestisce il sito e con il reparto commerciale, fino alla ripetizione delle prove corrette. Lo scopo è che la richiesta arrivi completa al referente, senza telefonate per recuperare dati già inseriti dal compratore.
Fonti e riferimenti
- OWASP — File Upload Cheat Sheet Indicazioni sui caricamenti e sugli accessi ai file.
- WooCommerce — Webhooks Comunicazioni fra sistemi e registri di consegna.
Approfondisci il servizio: E-commerce WooCommerce.