CRM gratuiti e open source per una PMI: differenze e limiti
24 Ottobre 2026 · Dati e misurazione
Il distributore chiede informazioni su una famiglia di strumenti chirurgici riutilizzabili, poi ricontatta il produttore dopo una lunga valutazione. Il commerciale deve ritrovare il documento inviato e sapere chi aveva seguito la richiesta. Un programma per la gestione delle relazioni con i clienti, o CRM dall’inglese Customer Relationship Management, serve anche a questo.
Una piccola o media impresa (PMI) può valutare servizi con un piano gratuito e programmi open source, il cui codice è disponibile secondo una licenza. Le due definizioni possono convivere. Gratuito descrive il prezzo di un’offerta; open source riguarda i diritti sul codice. Il confronto riguarda HubSpot Free Tools, SuiteCRM ed EspoCRM sulla stessa richiesta commerciale.
Il prodotto e l’edizione da mettere alla prova
Il confronto considera il servizio ospitato gratuito di HubSpot e la base open source da installare autonomamente di SuiteCRM ed EspoCRM. La linea attuale di SuiteCRM è la 8, con una guida propria. I passaggi descritti qui provengono dalla guida della versione 7, tuttora mantenuta: durante la prova confrontali con l’edizione proposta. Le offerte ospitate a pagamento degli stessi produttori hanno condizioni proprie.
La scheda della persona, l’azienda e la trattativa sono oggetti diversi. Il contatto del distributore lavora per un’azienda; la trattativa riguarda la fornitura in discussione. Un’attività, come una telefonata o un compito da svolgere, deve essere collegata alla scheda pertinente. Nella prova serve vedere questi collegamenti dal normale accesso del commerciale.
| Criterio | HubSpot Free Tools | SuiteCRM, base open source | EspoCRM, base open source |
|---|---|---|---|
| Offerta e accessi | Servizio ospitato gratuito, fino a due utenti e 1.000 contatti; limite separato di 1.000 schede complessive degli altri tipi standard, come aziende e trattative. | Installazione autonoma; utenti organizzati dall’amministratore, senza il limite dei due accessi del piano HubSpot. | Installazione autonoma, senza canone di licenza per utente. |
| Lavoro commerciale | Contatti, aziende e trattative; cronologia delle attività visibile per gli ultimi 30 giorni. | Contatti collegati ad aziende e opportunità; telefonate, riunioni e compiti. | Contatti, aziende e opportunità; telefonate, riunioni e compiti. |
| Funzioni extra | Le funzioni e le soglie superiori appartengono ai piani a pagamento. | La guida include preventivi, fatture e rapporti; componenti esterni e assistenza vanno valutati a parte. | Rapporti e flussi automatici nell’Advanced Pack; preventivi e fatture nel Sales Pack, estensioni a pagamento. |
| Dal sito | Moduli incorporabili con marchio HubSpot. | Modulo Web to Person da generare e inserire nel sito. | Web-to-Lead per acquisire richieste dal sito. |
| Gestione tecnica | Servizio del fornitore; restano la configurazione e gli accessi aziendali. | Server, aggiornamenti e copie di sicurezza a carico di chi gestisce l’installazione. | Server, aggiornamenti e copie di sicurezza a carico di chi gestisce l’installazione. |
| Uscita dei dati | Esportazione delle schede e associazioni; le attività seguono procedure distinte. | Importazione guidata ed esportazione in CSV (Comma-Separated Values), file di testo a colonne apribile con un foglio elettronico. | Importazione CSV; esportazione CSV o foglio elettronico XLSX, secondo i permessi. |
Il confronto riguarda le offerte documentate al 23 ottobre 2026. Prima dell’adozione va ricontrollato il piano effettivamente proposto all’azienda.
HubSpot e il limite della cronologia
Il catalogo Free Tools indica la visibilità delle attività degli ultimi 30 giorni nella Record timeline, la cronologia della singola scheda. Il limite riguarda ciò che puoi vedere lì; non dichiara la cancellazione dei contatti o di tutto lo storico. Per il produttore che riprende il colloquio con il distributore dopo mesi, è un punto da esaminare durante la prova.
Il servizio ospitato evita di organizzare il server dell’applicazione. L’azienda deve comunque decidere chi entra e chi può cambiare i dati. Il titolare e il commerciale che eseguono una dimostrazione non rappresentano necessariamente tutte le persone che useranno il programma. Se gli accessi servono già al titolare e al commerciale, considera anche il collega che sostituisce il referente assente: con lui si supererebbero i due utenti gratuiti.
SuiteCRM ed EspoCRM, dalla base alle estensioni
In SuiteCRM il modulo Contatti collega la persona all’azienda, chiamata Account, e alle opportunità commerciali. La scheda permette di consultare le interazioni associate. La guida include i moduli per le attività quotidiane e quelli per preventivi e fatture, utili da esaminare quando la richiesta del distributore diventa una proposta.
EspoCRM offre nella versione di base la gestione delle persone e delle aziende, con opportunità e attività collegate. Puoi creare la telefonata da fare al distributore e ritrovarla dal contatto. Rapporti e flussi automatici sono invece elencati nell’Advanced Pack. Il Sales Pack aggiunge, tra le altre funzioni, preventivi e fatture. Una dimostrazione deve rendere riconoscibili i componenti installati, perché le schermate possono includere queste estensioni.
Entrambi i produttori dichiarano la GNU Affero General Public License, versione 3 (AGPLv3). L’uso, le modifiche e la distribuzione del programma seguono le condizioni della licenza. Il codice disponibile non comprende automaticamente un servizio che gestisca il sistema per l’azienda.
Con l’installazione autonoma serve un referente tecnico. Il suo incarico comprende il server e gli aggiornamenti; occorrono poi copie di sicurezza ripristinabili e una persona da chiamare in caso di guasto. Queste voci possono comportare costi anche senza un canone di licenza per ogni utente. Le personalizzazioni vanno considerate anche quando si programma il successivo aggiornamento.
Una prova sul lavoro del commerciale
Prepara dati per la dimostrazione, privi di informazioni riservate. Il primo file da importare deve contenere l’azienda del distributore e un contatto collegato. Un secondo file può contenere una telefonata già svolta e il compito di inviare la documentazione. Chi prepara la prova assegna ai campi nomi comprensibili per l’ufficio commerciale. Con HubSpot, prima della prova calcola quanti contatti vuoi importare e confrontali con il limite di 1.000 del piano gratuito. Per gli altri tipi di scheda standard, come aziende e trattative, vale un limite separato di 1.000 schede complessive per account. Se l’archivio supera una delle soglie, valuta un piano a pagamento oppure un’altra soluzione.
In SuiteCRM la guida raccomanda di importare prima le aziende e poi i contatti e le attività collegate. Dal menu del modulo scegli Import, carichi il file e controlli l’anteprima. Nella fase Confirm Field Mappings associ ogni colonna al campo corrispondente. «Nome azienda» deve alimentare l’azienda; la data della telefonata deve restare quella dell’attività, senza diventare la data di importazione.
In EspoCRM il percorso parte da Administration → Import, con i permessi necessari. Selezioni il tipo di scheda, carichi il CSV e scegli l’operazione. Al secondo passaggio associ le colonne ai campi; quelle non associate vengono ignorate. Le relazioni possono essere ricostruite indicando nel CSV il nome della scheda collegata, per i collegamenti che la guida elenca. Il referente tecnico prepara i valori che permettono di riconoscere la stessa azienda.
Finita l’importazione, il commerciale apre il contatto del distributore. Da lì deve raggiungere l’azienda, ritrovare la telefonata e vedere il compito ancora aperto. Poi annota l’invio della documentazione e passa la richiesta al collega che segue il mercato estero. Questo percorso mostra se la configurazione rispetta il modo di lavorare dell’ufficio.
Esportare anche ciò che lega le schede
La prova continua sugli stessi dati. In SuiteCRM l’esportazione delle schede produce un CSV. In EspoCRM selezioni le righe nella lista, apri Actions → Export e scegli i campi. I permessi possono impedire l’esportazione ai normali utenti; la dimostrazione va fatta con il ruolo che userà il commerciale.
In HubSpot l’esportazione ordinaria delle schede comprende le proprietà e le associazioni selezionate. Telefonate e note seguono percorsi di esportazione distinti, indicati nella guida. Il file dei contatti non basta quindi per confrontare il trasferimento dell’intero lavoro commerciale.
Apri i file con chi seguirà il sistema. Cerca il contatto della prova e il riferimento alla sua azienda, poi confronta la data e l’esito della telefonata nei dati delle attività. Il referente tecnico deve spiegare come ricostruire i collegamenti nel sistema di destinazione. Anche gli allegati usati davvero in ufficio vanno compresi nella dimostrazione di uscita.
Il passaggio dal sito al programma
HubSpot dispone di moduli incorporabili nelle pagine. SuiteCRM documenta il modulo Web to Person, che genera una scheda dal sito e richiede il collegamento a una campagna. EspoCRM dispone della funzione Web-to-Lead, da configurare per la raccolta delle richieste; la guida colloca il modulo web incorporabile a partire dalla versione 9.0. In tutti i casi chi segue il sito deve concordare i campi con chi amministra il programma.
Per il produttore di strumenti chirurgici il messaggio può riportare la famiglia di prodotti richiesta e il paese del distributore. Il commerciale trova così il contesto della domanda. I dati necessari a rispondere e quelli usati per promozioni successive devono avere finalità definite; l’invio della richiesta non autorizza automaticamente ogni attività promozionale.
Domande frequenti
Open source vuol dire gratuito?
Open source riguarda i diritti sul codice, gratuito il prezzo. Anche senza canone di licenza restano i costi di server, aggiornamenti, copie di sicurezza e assistenza.
Che cosa mostra la cronologia del piano gratuito HubSpot?
Nella cronologia della singola scheda si vedono le attività degli ultimi 30 giorni. Questo limite riguarda la vista delle attività, non la conservazione dei contatti e dello storico.
In quali formati si esportano i dati?
SuiteCRM esporta in CSV; EspoCRM in CSV o XLSX, secondo i permessi. HubSpot esporta le schede con proprietà e associazioni; telefonate e note seguono procedure distinte.
KLC può seguire la gestione delle richieste commerciali dal sito quando occorre far arrivare nel CRM scelto le richieste delle pagine. Il lavoro va concordato con chi usa le schede e con il responsabile tecnico del programma.
Fonti e riferimenti
- HubSpot Product & Services Catalog – Free Tools. Utenti gratuiti, cronologia, oggetti commerciali e moduli.
- Free Tools | HubSpot. FAQ sui limiti del piano gratuito: utenti, contatti e soglia separata per le altre schede standard.
- Export your records. Proprietà e associazioni; procedure distinte per le attività.
- Licensing – SuiteCRM Documentation. Licenza del programma.
- Contacts – SuiteCRM Documentation. Collegamenti e interazioni del contatto.
- User Guide – SuiteCRM Documentation. Moduli commerciali e attività della versione 7.
- SuiteCRM 8 Guide. Documentazione della linea attuale.
- 7.15.x Releases – SuiteCRM Documentation. Aggiornamenti della linea 7 tuttora mantenuta.
- Quotes, Invoices & Contracts – SuiteCRM Documentation. Preventivi e fatture nella guida della versione 7.
- Record Management – SuiteCRM Documentation. Importazione guidata, relazioni ed esportazione.
- Campaigns Overview – SuiteCRM Documentation. Modulo Web to Person.
- Why EspoCRM Is Open Source. Licenza, installazione autonoma e assenza di canone per utente.
- Sales Management – EspoCRM Documentation. Aziende e opportunità commerciali.
- Activities & Calendar – EspoCRM Documentation. Attività della base e collegamenti alle schede.
- Extensions – EspoCRM. Advanced Pack e Sales Pack.
- Import – EspoCRM Documentation. Campi, relazioni e permessi.
- Export – EspoCRM Documentation. Formati, campi e accessi.
- Web-to-Lead – EspoCRM Documentation. Raccolta delle richieste dal sito.
- Principi fondamentali del trattamento (liceità, minimizzazione…). Finalità e basi giuridiche del trattamento.
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